Le KBIS, également appelé extrait K bis, est un document essentiel dans la vie d’une entreprise française. Il s’agit en effet de la carte d’identité officielle d’une société, attestant son existence légale et fournissant des informations capitales sur sa structure, ses dirigeants et son activité. Cet article a pour objectif de vous guider pas à pas dans la compréhension des différentes informations qui doivent figurer sur un KBIS, leur importance et leur utilité.
Qu’est-ce qu’un KBIS ?
Le KBIS (K-bis) est un document émanant du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et délivré par le greffe du tribunal de commerce compétent. Il constitue la preuve de l’existence juridique d’une entreprise commerciale en France et regroupe l’ensemble des mentions portées au RCS. Le KBIS est généralement requis pour effectuer certaines démarches administratives, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou la signature d’un contrat commercial. Il doit être régulièrement mis à jour afin de refléter fidèlement la situation actuelle de l’entreprise.
Informations obligatoires sur le KBIS
Le KBIS contient plusieurs informations essentielles relatives à l’entreprise concernée. Voici les principales informations qui y figurent :
- La dénomination sociale : il s’agit du nom officiel de l’entreprise, sous lequel elle est enregistrée et connue des administrations et des partenaires commerciaux.
- Le sigle : s’il existe, il permet d’identifier rapidement l’entreprise par un acronyme ou une abréviation.
- Le numéro SIREN : attribué par l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE), ce numéro à 9 chiffres est unique pour chaque entreprise et permet son identification dans les échanges avec les administrations.
- Le code APE (Activité Principale Exercée) : attribué par l’INSEE, ce code à 4 chiffres et une lettre correspond à la branche d’activité principale de l’entreprise.
- L’adresse du siège social : elle indique le lieu où se trouvent les organes de direction et d’administration de l’entreprise. Cette adresse doit être en France pour les entreprises françaises.
- La forme juridique : elle précise le statut légal de l’entreprise (SA, SAS, SARL, etc.) ainsi que les règles qui lui sont applicables en matière de gouvernance, de responsabilité et de répartition des bénéfices.
- Le montant du capital social : il représente la valeur des apports effectués par les associés ou actionnaires lors de la constitution de l’entreprise. Il peut être composé d’apports en numéraire (argent) ou en nature (biens).
- La date de constitution : elle correspond à la date à laquelle l’entreprise a été immatriculée au RCS et a acquis la personnalité morale.
- Les informations sur les dirigeants : le KBIS mentionne les nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse des dirigeants sociaux (gérant, président, directeur général, etc.), ainsi que leur fonction au sein de l’entreprise.
- L’existence ou non d’établissements secondaires : le KBIS indique si l’entreprise dispose d’établissements secondaires (agences, succursales, etc.) et leur adresse.
- Les procédures collectives : le KBIS mentionne également si l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective en cours (redressement judiciaire, liquidation judiciaire), ce qui peut être un élément important pour ses partenaires commerciaux.
Mise à jour du KBIS
Il est important de souligner que le KBIS doit être régulièrement mis à jour afin de refléter fidèlement la situation actuelle de l’entreprise. Toute modification des informations mentionnées ci-dessus doit être déclarée au greffe du tribunal de commerce compétent dans un délai d’un mois. Une fois la modification enregistrée, un nouveau KBIS sera délivré avec les informations actualisées. Il est donc essentiel pour les dirigeants d’être vigilants quant à la validité des informations contenues dans le KBIS et de procéder aux formalités nécessaires en cas de changement.
Comment obtenir un KBIS ?
Le KBIS peut être obtenu auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, soit en se rendant sur place, soit par courrier. Il est également possible de demander un extrait K bis en ligne, via le site internet infogreffe.fr, qui centralise l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Le coût d’un KBIS varie en fonction du mode d’obtention (sur place, par courrier ou en ligne) et de la quantité d’exemplaires souhaitée. Il est généralement compris entre 3 et 5 euros.
Enfin, il est à noter que seules les personnes ayant un intérêt légitime peuvent demander un KBIS (dirigeants de l’entreprise concernée, partenaires commerciaux, administrations, etc.). Les tiers n’ayant pas d’intérêt direct avec l’entreprise ne sont pas autorisés à consulter ou obtenir un extrait K bis sans l’accord exprès des dirigeants.
Dans quels cas utiliser le KBIS ?
Le KBIS est souvent requis pour effectuer certaines démarches administratives ou commerciales impliquant une entreprise. Voici quelques exemples de situations où le KBIS peut être demandé :
- Ouverture d’un compte bancaire professionnel
- Signature d’un contrat commercial, notamment avec les administrations publiques
- Souscription à un contrat d’assurance professionnelle
- Achat ou location de matériel professionnel
- Participation à des appels d’offres publics
Ce document est donc un élément clé du fonctionnement d’une entreprise et de sa relation avec ses partenaires. Il convient de veiller à sa régularité et à sa mise à jour, afin de garantir une image professionnelle et conforme à la réalité.