Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, les informations confidentielles telles que les listes et les informations personnelles sur les clients, les secrets technologiques, les informations sur les prix et les stratégies marketing sont des actifs commerciaux précieux qui peuvent être compromis s’ils ne sont pas protégés correctement. Un des principaux domaines d’exposition est le départ des employés qui choisissent de travailler pour un concurrent. Le risque existe également lorsque des informations confidentielles sont divulguées afin de négocier un accord commercial, et que la négociation échoue. Voici quelques conseils qui peuvent pour aider à protéger vos informations confidentielles:
Insérer des clauses de non-divulgation des informations confidentielles dans le contrat de travail
Il est recommandé que les employés qui ont accès à des informations confidentielles signent un contrat de travail contenant des dispositions de non-divulgation des informations confidentielles :
- Si une entreprise dispose d’informations confidentielles particulièrement sensibles, celles-ci doivent être clairement identifiées dans le contrat, car il est fort probable qu’un employé peut divulguer des informations confidentielles une fois qu’il quitte l’entreprise.
- Bien qu’il puisse être très difficile d’appliquer des dispositions de non-concurrence dans un contrat de travail, les dispositions de confidentialité sont généralement juridiquement applicables. Bien que la loi impose certaines obligations de confidentialité aux employés, les dispositions relatives à la confidentialité dans un contrat de travail indiquent clairement que l’employeur prend au sérieux la confidentialité de ces informations et que l’employé montre son engagement de ne pas divulguer ces informations.
Appliquer les dispositions de confidentialité pour les contrats de prestation de service
Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les entreprises concluent des contrats avec des prestataires de services, notamment des consultants et des fournisseurs de services informatiques (tels que l’hébergement et la mise en œuvre de logiciels). De nombreux contrats de forme standard préparés par des prestataires de services ne contiennent aucune disposition de confidentialité en faveur du client ou contiennent des dispositions très « faibles ». Dans ces circonstances, il est préférable de signer un accord de confidentialité ou de non-divulgation distincte communément appelée « NDA » avec le fournisseur de services, ou de « renforcer » les dispositions de confidentialité dans le contrat du fournisseur de services.
Limitez l’accès
Une entreprise détenant des informations confidentielles doit veiller à limiter l’accès aux informations confidentielles seulement aux employés qui ont besoin de savoir et de manipuler ces informations. Les copies des documents doivent être gardées sous clé et les copies électroniques protégées par un mot de passe ou d’un dispositif informatique strict. L’accès à l’ordinateur doit être surveillé. La surveillance d’une « activité suspecte » peut aider dans le cadre d’une action en justice.
Le manuel de l’employé d’une entreprise doit contenir une politique de confidentialité qui définit les procédures de traitement des informations confidentielles. Par exemple, la politique devrait exiger que les documents à détruire soient déchiquetés (au lieu d’être simplement mis à la poubelle ou au bac de recyclage). Bien entendu, la politique écrite doit être conforme aux dispositions de confidentialité des accords de travail et autres obligations légales.